Introduction

Sogenactif est une solution de paiement de commerce électronique multicanale sécurisée conforme à la norme PCI DSS. Elle vous permet d’accepter et de gérer des transactions de paiement en prenant en compte les règles métiers liées à votre activité (paiement à la livraison, paiement différé, paiement récurrent, paiement échelonné , …).

L’objectif du présent document est de vous aider à gérer les comptes clients et les transactions, et à comprendre les opérations disponibles sur Sogenactif Gestion . En effet, les opérations que chaque client peut effectuer sur les transactions diffèrent selon les droits d'accès dont il dispose.

À qui s'adresse ce document

Ce document est destiné aux commerçants qui souhaitent découvrir et utiliser les fonctionnalités de gestion proposées par Sogenactif Gestion .

Pour avoir une vue d’ensemble de la solution Sogenactif , nous vous conseillons de consulter les documents suivants :

  • Présentation fonctionnelle ;
  • Configuration des fonctionnalités ;
  • Glossaire.

Contacter l'assistance

Pour toute question technique ou demande d'assistance, nos services sont disponibles du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 9 h à 19 h :

  • par téléphone au : +33 (0) 825 090 095 ;
  • par e-mail : supportsogenactif@worldline.com.

Pour faciliter le traitement de vos demandes, veuillez communiquer votre identifiant de commerçant : merchantId (numéro à 15 chiffres).

Généralités

Se connecter via le Portail Sogenactif

Pour vous connecter au Portail Sogenactif , saisissez l’adresse URL suivante dans votre navigateur Web :

https://portail.sogenactif.com/

La page de connexion s'affiche :

Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Puis cliquez sur le bouton pour afficher le formulaire ci-dessous :

Choisissez ensuite la boutique de votre choix dans la liste déroulante « Point d'accès » .

Pour gérer les transactions, vous devez avoir le rôle "Administrateur de la boutique, droit SOE, droit fraude, MEX" ou "Sogenactif Gestion". Choisissez l'un de ces rôles dans la liste déroulante. Si aucun de ses rôles n'apparaît, contactez l'administrateur de votre boutique ou l'assistance technique pour obtenir le rôle adéquat.

Enfin, cliquez sur le bouton pour valider vos choix et arriver sur l'interface principale :

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton pour réinitialiser le formulaire.

Activer l'onglet « Gestion des transactions »

Une fois identifié, si l'onglet n'est pas activé (grisé), trouvez et choisissez la boutique qui vous intéresse (voir partie trouver et choisir une boutique ).

L'onglet est à présent activé (en rouge).

Trouver et choisir une boutique

Lorsque vous avez accès plusieurs boutiques, il est impératif de sélectionner au préalable celle sur laquelle vous désirez réaliser des opérations. Pour cela, cliquez sur l'icône afin d'afficher la fenêtre contextuelle ci-dessous :

Cliquez sur la boutique de votre choix afin de la mettre en surbrillance, puis validez votre sélection en cliquant sur le bouton , ou annulez et fermez la fenêtre contextuelle en cliquant sur .

Note: saisissez si nécessaire un ou plusieurs caractères dans le champ Rechercher situé en haut à droite pour filtrer la liste des résultats et trouver la boutique recherchée.

Modifier votre mot de passe

Votre mot de passe reste valide pendant trois mois. Vous devez le changer à la fin de cette période. Des messages clignotants vous en avertiront deux semaines à l'avance. Après vous être identifié, vous pouvez modifier votre mot de passe en cliquant sur le lien « Modifier le mot de passe » situé en haut de l'interface :

Vous accédez au formulaire ci-dessous :

Saisissez votre mot de passe actuel, puis saisissez deux fois votre nouveau mot de passe.

Ce dernier doit :

  • contenir entre 10 et 20 caractères ;
  • contenir au moins 1 minuscule ;
  • contenir au moins 1 majuscule ;
  • contenir au moins 1 chiffre ;
  • ne pas être identique à l'un de vos 3 derniers mots de passe enregistrés dans l'outil.

Cliquez ensuite sur le bouton pour valider la modification ou sur pour réinitialiser le formulaire.

Modifier votre adresse e-mail

Vous pouvez modifier l'adresse e-mail associée à votre compte utilisateur en cliquant sur le lien « Modifier le compte utilisateur » en haut de l'interface :

Vous accédez au formulaire ci-dessous :

Vérifiez votre nom et votre prénom, puis saisissez deux fois votre nouvel e-mail.

Cliquez ensuite sur le bouton pour valider la modification ou sur pour réinitialiser le formulaire.

Gérer les transactions

Créer un paiement

Créer un paiement simple

Le paiement par carte bancaire est le moyen de paiement le plus utilisé dans le monde de l’e-commerce, avec une prédominance des réseaux internationaux Visa & Mastercard qui coexistent avec les réseaux domestiques (CB pour la France, Bancontact pour la Belgique, etc).

Certaines cartes peuvent appartenir à plusieurs réseaux (exemple : cartes co-badgées CB et VISA). Un règlement européen (Multilateral Interchange Fee, ou MIF) vous donne la possibilité de faire un choix de marque par défaut, mais le client final peut modifier ce choix lorsqu'il est sur la page de paiement. Cette réglementation concernant la sélection de la marque a un impact sur les pages de paiement qui doivent présenter ce choix lorsque la carte saisie pour le paiement est concernée par cette réglementation (carte cobadgée).

Pour créer un paiement, cliquez sur l'onglet .

La page suivante s'affiche.

Cliquez sur l'onglet .

La page ci-dessous s'affiche.

Cliquez sur l'onglet .

Choisissez le type de carte dans le menu déroulant.

Puis cliquez sur .

La page suivante s'affiche.

Renseignez les champs suivants :

  • le numéro de carte ;

Si votre contrat est concerné par la réglementation MIF (JO EU 2015/751 L123 du 19/05/2015), une détection automatique du ou des réseaux de la carte est opérée. Si la carte est co-badgée, plusieurs logos de réseaux s'affichent sur la droite du numéro de carte :

Par défaut l'un des réseaux par lequel le paiement s'effectuera est sélectionné :

Si vous souhaitez sélectionner un autre réseau, cliquez sur le lien suivant :

La page suivante s'affiche et laisse apparaître votre choix :

  • la date d'expiration de la carte ;

  • le code de sécurité (CVV -> trois chiffres au verso de la carte);
Note: le numéro de carte peut être masqué lors sa saisie, si vous avez cette option activée. Le code de sécurité, lui, sera toujours masqué.

  • la référence de la transaction ; la référence est enregistrée par défaut mais il est possible de changer ce réglage (35 caractères alphanumériques par défaut) ;

  • le montant de la transaction ;

  • la devise pour la transaction ;

  • la modalité d'envoi de la transaction à la banque ;

  • la date limite à laquelle les transactions doivent être envoyées à la banque (délai de capture) ;

  • la référence de la commande, le code client et les renseignements complémentaires sont des valeurs facultatives ;

Cliquez sur pour valider la transaction.

Si le paiement est accepté, la page suivante s'affiche :

Voici ci-dessous un exemple de page de refus affichée pour un paiement refusé :

Pour créer une nouvelle transaction, cliquez sur .

Créer un paiement en plusieurs fois

Vous avez la possibilité de scinder une transaction en plusieurs parties, qui seront envoyées en banque à des intervalles déterminés.

Ainsi, une transaction de paiement en n fois génère n transactions, ayant chacune un identifiant distinct. Chaque transaction est indépendante des autres et comprend une demande d’autorisation systématique. En cas d’accord, la transaction en question est envoyée en remise. En cas de refus, la transaction n’est pas représentée.

Cliquez sur l'onglet .

Choisissez ensuite le type de carte dans le menu déroulant.

Cliquez sur .

La page suivante s'affiche :

Dans les parties "détails du moyens de paiement" et "détails de la transaction", renseignez les champs suivants :

  • le numéro de carte ;

Si votre contrat est concerné par la réglementation MIF (JO EU 2015/751 L123 du 19/05/2015), une détection automatique du ou des réseaux de la carte est opéré. Si la carte est co-badgée plusieurs logos de réseaux s'affichent sur la droite du numéro de carte :

Par défaut l'un des réseaux par lequel le paiement s'effectuera est sélectionné :

Si vous souhaitez sélectionner un autre réseau cliquez sur le lien suivant  :

La page suivante s'affiche et laisse apparaître votre choix :

  • la date d'expiration de la carte ;

  • le code de sécurité (CVV -> trois chiffres au verso de la carte) ;
Note: le numéro de carte peut être masqué lors sa saisie, si vous avez cette option activée. Le code de sécurité, lui, sera toujours masqué.

  • la référence de la transaction ; la référence est enregistrée par défaut mais il est possible de changer ce réglage (35 caractères alphanumériques par défaut). Cette référence pourra servir de base à la génération des multiples transactions qui seront générées ;

  • le montant total des échéances ;

  • la devise pour la transaction ;

  • le type d'échéancier ;

  • le nombre d'échéances du paiement (par exemple 4 pour un paiement à 4 versements) ;

  • la périodicité exprimée en jours ;

  • le montant de la première échéance ;

  • la référence de la commande, le code du client et les renseignements supplémentaires sont des valeurs optionnelles.

Dans la partie « Échéancier des paiements » ...

... renseignez les champs suivants :

  • saisissez les échéances pour les paiements ainsi que les montants associés à chaque échéance.

Vous pouvez également pré-remplir automatiquement l’échéancier en cliquant sur . L’échéancier est alors automatiquement pré-rempli en fonction du montant total, de la périodicité, du type d’échéancier et du montant de la première échéance saisis dans la partie "détail de la transaction".

Une fois les renseignements correctement remplis, cliquez sur pour valider la date de paiement.

La page suivante s'affiche :

Après avoir vérifié les informations, cliquez sur pour valider la transaction.

La page suivante s'affiche :

Note: l’échéance enregistrée pour la première transaction correspond à la date de création du paiement. En revanche, les autres échéances correspondent aux dates indiquées dans l'échéancier.

Pour rechercher les transactions avec des dates futures, utilisez l’onglet « Recherche avancée » et appliquez le critère « en attente de demande d'autorisation » dans le menu « État de la transaction ». L’outil affiche alors une liste de toutes les transactions futures.

Rechercher une transaction

Cliquez sur l'onglet .

La page suivante s'affiche :

Une recherche peut être basée sur les critères suivants :

  • date des transactions : précisez la date de début et la date de fin pour la recherche ;

Avec ces critères, la recherche est effectuée sur une période glissante de 90  jours au maximum et pouvant remonter jusqu'à 18 mois avant la date du jour. Dans ce mode de configuration, la période correspond à la date de début de la recherche +  90  jours.

Par exemple, si vous précisez le 01/05/2020 comme date de début, la date maximum de la recherche sera le 30/07/2020.

  • référence de la transaction : saisissez les références pour les transactions recherchées ;

  • date de transfert : saisissez la date de la transmission à la banque ;

  • référence de la commande : saisissez l'identifiant de la commande ;

  • état de la transaction : choisissez l'état dans la liste déroulante ;
Table 1. « État de la transaction » et action souhaitée associée
Action souhaitée Valeur du champ « État de la transaction » à sélectionner lors de la recherche
Valider une transaction À valider (sans autorisation)
Recycler une transaction Refusée, expirée, envoyée en banque, annulée, remboursée
Annuler une transaction À envoyer en banque
Rembourser une transaction Envoyée en banque
Dupliquer une transaction À envoyer en banque, à valider (avec autorisation), à valider (sans autorisation), en attente de demande d'autorisation, envoi en banque refusé, envoyée en banque, expirée, fraude suspectée, refusée, remboursement à envoyer en banque, remboursée

  • moyen de paiement : choisissez un moyen de paiement dans la liste déroulante.

  • impayées uniquement : cochez l'option pour ne rechercher que les transactions en état impayé.

Après avoir saisi les critères de recherche, cliquez sur le bouton .

Note: par défaut, le critère date est rempli. Si vous ne saisissez aucun autre critère, l'outil visualise par défaut toutes les transactions effectuées sur la journée en cours.

En fonction des critères de recherche saisis, une liste des transactions s'affiche :

  • Vous pouvez trier les éléments en cliquant sur les entêtes des colonnes.

  • Vous pouvez aussi visualiser la liste des transactions dans un tableur Excel. Pour faire cela, cliquez sur .

Le tableur suivant s'affiche :

  • Vous pouvez cliquer sur la référence d'une transaction afin d'afficher les détails de la transaction :
Note: dans le cas d'une transaction en état impayé, les informations sur l'impayé sont ajoutées en fin de page dans les détails de la transaction, d'après le modèle ci-dessous. Le bouton 'Remboursement' est en outre supprimé.

Plusieurs informations connexes sont disponibles dans le détail d'une transaction :

  • Pour consulter l'historique des opérations sur la transaction, cliquez sur .

Cliquez ensuite sur pour revenir à la liste initiale, ou sur pour revenir à la transaction initiale.

  • Pour consulter le détail du résultat de la lutte contre la fraude, cliquez sur :

Vous pouvez également consulter la version du profil de fraude qui a été utilisé pour effectuer les contrôles en cliquant sur le lien suivant :

La fenêtre popup ci-dessous s'affiche :

Afin d’interpréter le résultat de la lutte contre la fraude veuillez consulter les documents suivants :

  • Gestion de la lutte contre la fraude Go-No-Go (Inclus Go-No-Go+) pour le mode Go-No-Go.
  • Gestion de la lutte contre la fraude Scoring pour le mode Scoring .

Gérer et agir sur une transaction

Effectuez une recherche afin de trouver la transaction sur laquelle vous souhaitez agir (voir partie Rechercher une transaction ).

Différentes opérations peuvent être réalisées sur une transaction donnée de la boutique, selon le contrat et en fonction de l'état de la transaction.

Cliquez sur le bouton approprié selon que vous êtes au niveau de la liste des résultats ou des détails de la transaction.

Table 2. actions possibles sur une transaction
Opération Explications Bouton associé dans la liste des résultats

( rouge = opération disponible ;

gris = opération non disponible)

Bouton associé dans les détails de la transaction

(non visible si opération non disponible)

Valider Permet de déclencher la transmission de la transaction à la banque et permet de différer un paiement.
Recycler Permet de valider la transaction initiale plusieurs fois.
Annuler Permet de changer le montant à envoyer à la banque.
Rembourser Permet de créditer le compte du client qui a été débité à tort.
Effectuer une duplication unitaire Permet de créer une nouvelle transaction à partir d'une ancienne.

Valider une transaction

Avec l'opération de validation, vous pouvez déclencher la transmission de la transaction à la banque. La validation vous permet de différer un paiement pour faire coïncider le débit du compte du client et l’expédition des produits vendus.

Si le mode d’envoi choisi de la transaction en banque n’est pas automatique, vous devez valider manuellement chaque transaction. Si vous ne validez pas la transaction avant l’écoulement du temps de capture correspondant (tel que choisi), la transaction expirera. Il vous sera alors impossible de l’envoyer à la banque.

Vous pouvez valider la totalité ou une partie du montant de la transaction. Le montant validé sera envoyé à la banque le jour de sa validation. Bien entendu, vous ne pouvez pas valider un montant au-dessus du montant initial de la transaction.

Note: vous ne pouvez pas effectuer plusieurs validations partielles d’une transaction. Le solde de la transaction sera annulé automatiquement.

Après avoir cliqué sur le bouton de validation d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :

Saisissez le montant à valider dans le champ suivant :

Cliquez sur .

La page ci-dessous s'affiche alors en cas de validation réussie.

Si la validation a échoué, la page ci-dessous s'affiche :

Recycler une transaction

L’opération de recyclage vous permet de remettre en banque la transaction initiale en plusieurs fois, par exemple dans le cas d’envois multiples.

L’opération du recyclage consiste à dupliquer la transaction initiale une ou plusieurs fois, toutefois dans la limite de son montant.

Exemple :

  • un client a acheté un DVD à 30 EUR, un jeu à 50 EUR et un livre à 20 EUR ;
  • vous demandez une autorisation de paiement par carte pour un montant de 100 EUR ;
  • vous recevez le DVD le premier et validez les 30 EUR au moment de l’envoi du DVD => ces 30 EUR seront envoyés pour règlement (après la validation de la transaction initiale) ;
  • vous recevez le jeu et validez les 50 EUR (vous recyclez donc la transaction initiale avec un montant de 50 EUR) => un nouveau paiement de 50 EUR sera émis et réglé (après le recyclage de la transaction initiale avec un montant de 50 EUR) ;
  • vous recevez le livre et validez les 20 EUR => un nouveau paiement de 20 EUR sera émis et réglé (après le recyclage de la transaction initiale avec un montant de 20 EUR) ;
  • la limite de l’opération du recyclage a été atteinte car le montant initial de 100 EUR a été réglé.

Après avoir cliqué sur le bouton de recyclage d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :

Renseignez les champs suivants :

  • la référence de la transaction : la référence est générée par défaut mais il est possible de modifier ce champ (35 caractères alphanumériques par défaut) ;

  • la modalité d'envoi de la transaction à la banque ;

  • le montant de la transaction ;

  • la devise pour la transaction ;

  • la date limite à laquelle les transactions doivent être envoyées à la banque ;

  • la référence de la commande et les renseignements complémentaires sont des valeurs facultatives.

Cliquez sur .

La page suivante s'affiche alors en cas de recyclage réussi :

Si le recyclage a échoué (le montant est supérieur à celui de la transaction initiale), la page suivante s’affiche :

Annuler une transaction

Cette opération permet de changer le montant à envoyer à la banque. Elle vous est utile dans le cadre de votre gestion des stocks. Lorsqu’un client a commandé plusieurs produits en n’effectuant qu’une seule transaction, vous pouvez annuler celle-ci partiellement. Dans ce cas, le montant annulé correspondra au produit indisponible et le client ne sera facturé que pour les produits effectivement fournis.

Vous ne pouvez annuler les transactions qu’avant leur envoi à la banque. Si la transaction a déjà été envoyée à la banque, son annulation sera impossible. Toutefois, vous pouvez toujours rembourser le client en totalité ou en partie.

Par défaut, le délai d’envoi en banque est paramétré à 0 jour, ce qui signifie que l’envoi en banque est effectué le même jour que la transaction. Pour reporter la date à laquelle les transactions sont transmises à la banque, vous devez modifier ce délai en fonction de vos besoins.

Lorsque l’annulation d’une transaction est demandée, le serveur Sogenactif vérifie deux paramètres :

  • le montant : il est impossible d’annuler un montant supérieur à montant initial de la transaction ;
  • le délai d’annulation de la transaction : il est fonction du délai d'envoi en banque fixé au moment du paiement. Passé ce délai, la transaction est transmise à la banque et ne peut plus être annulée.

Vous pouvez annuler une transaction plusieurs fois à condition que le délai de transmission de la transaction à la banque ne soit pas expiré et que le solde de la transaction ne soit pas égal à zéro.

Dans le cas d’une annulation partielle, le solde de la transaction est automatiquement envoyé à la banque après l’écoulement du temps de capture.

Après avoir cliqué sur le bouton d'annulation d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :

Saisissez le montant à annuler :

Cliquez sur .

La page suivante s'affiche alors en cas d'annulation réussie :

Si l'annulation a échoué (le montant est supérieur à celui de la transaction initiale), la page suivante s'affiche :

Rembourser une transaction

Le remboursement permet de créditer le compte du client qui a été débité (si le produit n’est pas fourni ou s’il est indisponible, endommagé, retourné etc.).

Le compte du client sera crédité du montant remboursé et votre compte sera débité du même montant. Le remboursement est envoyé à la banque le jour même de la saisie du remboursement dans Sogenactif Gestion .

Vous pouvez rembourser votre client durant les quinze mois qui suivent la commande. Vous pouvez effectuer un nombre illimité de remboursements partiels à condition que les quinze mois ne soient pas dépassés et que le solde soit supérieur à zéro.

Après avoir cliqué sur le bouton de remboursement d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :

Saisissez le montant à rembourser :

Cliquez sur .

La page suivante s'affiche en cas de remboursement réussi :

Si le remboursement a échoué (le montant est supérieur à celui de la transaction initiale), la page suivante s'affiche :

Dupliquer une transaction

Vous pouvez créer une nouvelle transaction à partir d’une ancienne.

La duplication d’une transaction est possible jusqu'à 18 mois après la date de sa création et dans la limite de la date de validité du moyen de paiement. La transaction créée lors de la duplication est une nouvelle transaction, dont on peut changer toutes les caractéristiques à l'exception des informations carte, que vous n'avez pas besoin de stocker dans votre système d’information. Une transaction créée par duplication peut à son tour être dupliquée.

La duplication d’une transaction entraîne une nouvelle demande d’autorisation, sur la base des coordonnées de paiement (numéro de carte, numéro de compte, …) correspondant à la transaction d’origine. Le sort de la transaction dupliquée ne dépend en aucun cas de l'issue de la transaction d'origine : si la transaction initiale avait été refusée, il est possible qu'elle soit acceptée après une duplication, et vice-versa.

Une transaction associée à un paiement en plusieurs fois peut être dupliquée. Le paiement de cette nouvelle transaction sera effectué en une seule fois.

Par exemple, si une transaction n'a (par erreur ou omission) pu être validée dans le délai de capture que vous avez renseigné, elle a expiré et ne sera donc pas envoyée en paiement. Si vous souhaitez rattraper cette transaction, vous avez la possibilité de dupliquer cette transaction expirée. À la condition qu'elle soit autorisée, cette nouvelle transaction sera envoyée en paiement.

Par conséquent, cette opération peut vous permettre, entre autres :

  • de rejouer des transactions sans disposer des coordonnées carte du porteur ;
  • de rattraper des transactions expirées, c'est-à-dire qui n'auraient pas été validées à temps (en mode VALIDATION).
Note: des transactions en refus ou ayant expiré faute de validation dans les délais de capture peuvent être dupliquées. Une nouvelle demande d’autorisation est soumise à l’acquéreur.

Effectuer une duplication unitaire

Recherchez par exemple des transactions avec un état « à envoyer en banque » .

Après avoir cliqué sur le bouton de duplication d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :

Renseignez les champs suivants :

  • la référence de la transaction ; la référence est générée par défaut mais il est possible de modifier ce champ (35 caractères alphanumériques par défaut) ;

  • la modalité d'envoi de la transaction à la banque ;

  • le montant de la transaction ;

Il doit être inférieur ou égal au montant affiché.

  • la devise pour la transaction ;

  • la date limite à laquelle les transactions doivent être envoyées à la banque ;

  • la référence de la commande, le code client et les renseignements complémentaires sont des valeurs facultatives.

Cliquez sur .

Pour une opération acceptée, la page suivante s'affiche :

Gérer le Wallet

Supprimer un moyen de paiement

Cliquez sur l'onglet .

La page suivante s'affiche :

Renseignez les champs suivants :

  • l'identifiant complet du Wallet.

Une fois le critère établi, cliquez sur le bouton . La page suivante s'affiche :

Cliquez sur le bouton pour supprimer le moyen de paiement et afficher la page ci-dessous :

Cliquez sur .

La page suivante s'affiche alors en cas de suppression réussie du moyen de paiement.

Utiliser l'espace créancier

L’espace créancier est dédié à la gestion des mandats et propose les fonctionnalités suivantes :

  • recherche et consultation des mandats par liste ;
  • consultation détaillée d’un mandat ;
  • téléchargement de mandat au format PDF ;
  • affichage de la liste des prélèvements associés à un mandat ;
  • gestion du cycle de vie des mandats (annulation, suspension, réactivation, révocation) ;
  • modification de mandat ;
  • création de mandat pour signature électronique ou signature manuscrite (incluant une fonction d’impression du mandat) ;
  • signature de mandat en attente de signature pour passer à l’état « activé »  ;
  • création de prélèvements (SEPA Direct Debit).

Créer un mandat

Cliquez sur l'onglet puis sur le bouton .

Initialiser le mandat

La page suivante s'affiche :

Sélectionnez les caractéristiques du mandat à créer :

  • type du mandat : saisissez le type de mandat (récurrent par défaut) ;

=> le mandat récurrent est valable pour une série de prélèvements. Il est révocable à tout moment par le créancier ou le débiteur et devient caduc en cas d’inutilisation durant une période de 36 mois,

=> le mandat ponctuel n’est valable que pour un prélèvement unique. Il expire automatiquement,

  • type du prélèvement : saisissez le type de prélèvement (CORE par défaut) ;

=> le prélèvement SEPA CORE , possible pour tout type de clientèle,

=> le prélèvement SEPA B2B (ou interentreprises), réservé exclusivement aux paiements entre entreprises, professionnels et associations, et qui a des règles de gestion spécifiques.

Choisir la méthode de création du mandat

Vous devez ensuite choisir la méthode de création du mandat :

  • le mandat papier est créé (avec saisie du BIC et de l’IBAN) et activé par le commerçant (le débiteur est présent et peut signer le mandat papier sur place) ;
  • le mandat électronique est initié par le commerçant (sans saisie du BIC et de l’IBAN), puis repris et finalisé par le client via un lien envoyé par mail.

Deux méthodes de création de mandat sont possibles :

Créer un mandat papier

Cliquez sur le bouton pour créer un mandat papier. La page suivante s'affiche :

Saisissez :

  • la civilité du débiteur ;

  • le nom du débiteur ;

  • le prénom du débiteur ;

  • l'adresse du débiteur ;

  • la référence du mandat ;

=> saisissez la référence complète du mandat, (18 chiffres, par exemple :000000000000000079),

=> ou saisissez uniquement la partie droite (par exemple : 79), elle sera automatiquement complétée par les zéros manquants à gauche. Si le champ n’est pas valorisé, une référence sera automatiquement attribuée

Note: si vous avez souscrit à l'offre SafeDebit, les données suivantes doivent être obligatoirement renseignées lors de la création du mandat :
  • adresse E-mail ;
  • numéro de téléphone ;
  • date de Signature ;
  • ville de Signature.

  • le code BIC débiteur : saisissez le code BIC du débiteur sans espace. Ce champ est optionnel et sera recalculé automatiquement s’il n’est pas saisi ;

  • le code IBAN débiteur: saisissez le code IBAN du débiteur sans espace.

Puis appuyez sur le bouton .

La page ci-dessous s'affiche :

Pour procéder à la création, appuyez sur le bouton .

La page suivante s'affiche :

Vous devez :

  • télécharger et imprimer le mandat ;
  • le faire signer au débiteur ;
  • l'activer.
Attention: vous ne devez pas activer un mandat avant qu'il soit signé par le débiteur. Lorsque le mandat est créé mais pas encore activé (pas encore signé par le débiteur), il est visible dans l'onglet "mandats à signer".

Appuyez sur . La page suivante s'affiche :

Saisissez :

  • la date de signature du mandat ;

  • la ville où le mandat a été signé.

Pour procéder à l'activation du mandat, appuyez sur . La page suivante s'affiche :

Créer un mandat électronique

Cliquez sur le bouton pour créer un mandat électronique. La page suivante s'affiche :

Saisissez :

  • la civilité du débiteur ;

  • le nom du débiteur ;

  • le prénom du débiteur ;

  • l’adresse e-mail du débiteur : saisissez obligatoirement l’adresse e-mail du débiteur qui sera utilisée pour l’envoi du lien d’activation du mandat ;

  • le numéro de téléphone du débiteur : saisissez le numéro de téléphone du débiteur si la méthode d’envoi par SMS du mot de passe à usage unique est retenue. Sinon, cette information est facultative. Le format de saisie est le suivant : +33612345678 ;

  • l'adresse du débiteur ;

  • la référence du mandat :

=> saisissez la référence complète du mandat (18 chiffres, par exemple :000000000000000079),

=> ou saisissez uniquement la partie droite (par exemple : 79), elle sera automatiquement complétée par les zéros manquants à gauche. Si le champ n’est pas valorisé, une référence sera automatiquement attribuée,

  • la méthode d'envoi de l'OTP ;
  • Les paramètres de signature permettent de préciser par quel canal le client va pouvoir s’authentifier par OTP (One Time Password) afin de valider la création de son mandat :
    • SMS : le débiteur recevra un OTP par SMS sur le numéro GSM saisi dans le bloc « Données du débiteur » ,
    • MAIL : le débiteur recevra un OTP par e-mail sur l’adresse e-mail saisie dans le bloc « Données du débiteur » .

Validez ensuite cette page en cliquant sur .

Résultat pour l'authentification par SMS :

Résultat pour l'authentification par MAIL :

Validez ensuite cette page en cliquant sur .

Après avoir validé cette étape, le débiteur reçoit un e-mail avec un lien afin de finaliser son parcours de création de mandat. Le lien mène à un document qui reprend l’ensemble des informations faisant référence à la création de son mandat.

En cliquant sur « Je signe mon mandat », le débiteur est redirigé vers les pages suivantes pour signer son mandat :

Le débiteur doit alors saisir ses données bancaires :

  • IBAN : identifiant de son compte bancaire ;
  • Nom du mandat : ce nom est important car c’est ce qui permettra au débiteur d’identifier ce nouveau mandat dans son Wallet lors de son prochain paiement chez vous.

Le fait de confirmer la saisie de ces informations via le bouton permet d'accéder à la page suivante et de générer l'envoi au débiteur d'un code lui permettant de signer son mandat. À la réception de ce code, par e-mail ou SMS, le débiteur devra saisir ce code dans le champ approprié ci-après.

Sur cette page, il est possible de télécharger le mandat en cours de signature via le bouton .

Avant de signer son mandat, le débiteur doit saisir le code reçu par e-mail ou SMS et accepter les clauses d’acceptation et de confidentialité :

En signant son mandat grâce au bouton , le débiteur accède à la dernière étape :

Le client peut également télécharger son mandat signé.

Puis, le bouton termine la cinématique de création de mandat et redirige le débiteur vers votre site.

Rechercher un mandat

Cliquez sur l'onglet .

La page suivante s'affiche :

Deux méthodes de recherche sont possibles :

Recherche simple

Cliquez sur l'onglet pour effectuer une recherche simple. La page suivante s'affiche :

Remplissez les champs suivants :

  • la référence du mandat :

=> saisissez la référence complète du mandat (18 chiffres, par exemple : 000000000000000079),

=> ou saisissez uniquement la partie droite (par exemple : 79), elle sera automatiquement complétée par les zéros manquants à gauche.

  • le nom du débiteur.

Après avoir saisi les critères de recherche (au moins 1 critère doit être précisé), cliquez sur le bouton .

Une liste des mandats s'affiche selon les critères définis :

Recherche avancée

Cliquez sur le bouton pour effectuer une recherche avancée. La page suivante s'affiche :

Remplissez les champs suivants :

  • la date des mandats : saisissez obligatoirement la date de début et la date de fin de recherche. La date demandée correspond à la date de signature du mandat ;

  • la référence du mandat :

=> saisissez la référence complète du mandat (18 chiffres, par exemple : 000000000000000079),

=> ou saisissez uniquement la partie droite (par exemple : 79), elle sera automatiquement complétée par les zéros manquants à gauche.

  • le nom du débiteur ;

  • le type de mandat ;

  • le statut du mandat ;

  • le type de prélèvement ;

Après avoir saisi les critères de recherche (au moins 1 critère doit être précisé, au minimum la date), cliquez sur le bouton .

Une liste des mandats, s'affiche, selon les critères définis :

  • Les éléments peuvent être triés en cliquant sur les entêtes des colonnes concernées.

  • La liste des mandats peut être visualisée dans un tableur Excel. Pour faire cela, cliquez sur .

Le tableur suivant s'affiche :

  • Pour visualiser les détails du mandat, cliquez sur sa référence.

=> Pour consulter l'historique des prélèvements sur un mandat, cliquez sur .

La page d'historique des prélèvements est la suivante :

Cliquez sur pour revenir à la liste initiale.

Cliquez sur pour revenir au mandat initial.

Pour visualiser le détail d’un prélèvement, cliquez sur l’identifiant du prélèvement correspondant. Une redirection sur l’onglet « Transactions » permet d’afficher le détail du prélèvement SEPA Direct Debit.

Pour revenir au détail du mandat, cliquez sur le lien "référence du mandat". Pour revenir à l'historique des prélèvements, cliquez sur le lien "identifiant du prélèvement"

Gérer et agir sur un mandat

Après avoir effectué une recherche afin de trouver le mandat sur lequel vous souhaitez agir, la liste des mandats correspondant aux critères de recherche saisis s'affiche :

Différentes opérations sont possibles sur chaque mandat, ces opérations sont disponibles ou non en fonction du statut du mandat :

Table 3. actions possibles sur un mandat
Action Explications Bouton associé dans la liste des mandats

( rouge = opération disponible ;

gris = opération non disponible)

Bouton associé dans les détails du mandat

(non visible si opération non disponible)

Créer un mandat de prélèvement SEPA Direct Debit - -
Activer Vous devez activer un mandat nouvellement créé.
Modifier -
Suspendre Vous pouvez suspendre un mandat actif.
Réactiver Vous pouvez réactiver un mandat suspendu.
Révoquer Vous pouvez révoquer un mandat actif, c’est-à-dire le supprimer de la base des mandats. Cela signifie que vous ne pourrez dès lors effectuer aucune opération sur ce mandat, tant en termes de gestion que de création de prélèvements. Vous ne pourrez dès lors consulter le mandat et les prélèvements SEPA associés que durant 14 mois.

Cliquez sur le bouton approprié en fonction de la vue dans laquelle vous vous trouvez ( liste des mandats ou détails du mandat ).

Activer un mandat

Après avoir cliqué sur le bouton d'activation d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails du mandat sélectionné, la page suivante s'affiche :

Saisissez :

  • la date de signature du mandat ;

  • la ville où le mandat a été signé ;

Pour procéder à l'activation du mandat, appuyez sur . La page suivante s'affiche :

Pour revenir à la liste initiale, cliquez sur .

Pour revenir au mandat initial, cliquez sur .

Modifier un mandat

Après avoir cliqué sur le bouton de modification d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails du mandat sélectionné, la page suivante s'affiche :

Modifiez les champs nécessaires et cliquez sur le bouton .!

La page de confirmation de modification du mandat s'affiche :

IMPORTANT: les modifications qui interviennent sur un mandat électronique (modification de l'IBAN par exemple) ne figurent pas sur le PDF qui est stocké car ce PDF doit demeurer le reflet exact du document validé initialement par le client. En revanche, vous pouvez voir les modifications dans le détail du mandat.

Suspendre un mandat

Après avoir cliqué sur le bouton de suspension d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails du mandat sélectionné, la page suivante s'affiche :

Cliquez sur le bouton pour afficher la page suivante :

Pour revenir à la liste initiale, cliquez sur .

Pour revenir au mandat initial, cliquez sur .

Réactiver un mandat

Après avoir cliqué sur le bouton de réactivation d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails du mandat sélectionné, la page de confirmation de réactivation du mandat s'affiche :

Révoquer un mandat

Après avoir cliqué sur le bouton de révocation d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton dans les détails du mandat sélectionné, la page suivante s'affiche :

Imprimer un mandat

Vous pouvez télécharger et imprimer un mandat en allant sur la page des détails d’un mandat, puis en cliquant sur l’icône face à « Télécharger le mandat » .

Consulter les chiffres de votre activité

Si cette option est activée sur votre boutique, Sogenactif Gestion vous offre la possibilité de consulter les chiffres de votre activité sur votre page d’accueil, sous la forme d'un tableau de bord statistique matérialisé par des widgets :

Note: les moyens de paiement actuellement pris en compte dans le calcul des chiffres sont Carte Bancaire, Visa, Mastercard et American Express.

Les différents widgets proposés par Sogenactif Gestion sont répartis selon les 5 thématiques suivantes :

  • Chiffre d'affaires
  • Transactions
  • Moyens de paiement
  • Impayés
  • Fraude


Ci-dessous la description de chaque widget :

Nom Description Règle de calcul Option(s) disponible(s)
Chiffre d'affaires estimé Correspond à la somme des montants d’origine des transactions créées durant la période choisie. Les opérations d’annulation totale ou partielle ne sont pas prises en compte. Addition des montants des messages COLLECT DEBIT (soit nouvelle transaction, duplication, paiement en n fois, recycle)

- Comparer ce chiffre d’affaires à celui de la veille à la même heure.

- Comparer ce chiffre d’affaires à celui de la semaine précédente le même jour à la même heure.

- Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).

Chiffre d'affaires réel Correspond à la somme des montants réels des transactions envoyées en banque. Somme des montants des opérations de remise DEBIT à laquelle on soustrait la somme des montants des opérations de remise CREDIT.

Attention : si vous n’avez que des moyens de paiement dont les remises sont offline, ce montant ne sera alors renseigné qu’à partir de 22h.

- Comparer ce chiffre d'affaires à celui de la veille à la même heure.

- Comparer ce chiffre d’affaires à celui de la semaine précédente le même jour à la même heure.

- Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).

Chiffre d’affaires estimé par heure (DEVISE)

Ex : chiffre d’affaires estimé par heure (EUR)

Représente l’évolution du chiffre d’affaires estimé par tranche horaire au cours de la journée en cours. Cette courbe est comparée à celle de la veille et de la semaine précédente. - - Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).
Chiffre d’affaires réel par heure (DEVISE)

Ex : chiffre d’affaires réel par heure (EUR)

Représente l’évolution du chiffre d’affaires réel par tranche d’heure au cours de la journée en cours. Cette courbe est comparée à celle de la veille et de la semaine précédente. - - Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).
Nombre de transactions créées (DEVISE)

Ex : nombre de transactions créées (EUR)

Correspond au nombre de transactions créées dans la journée. Incrémentation de 1 à chaque message COLLECT reçu. - Comparer ce nombre de transactions à celui de la veille à la même heure.

- Comparer ce nombre de transactions à celui de la semaine précédente le même jour à la même heure.

- Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).

Répartition des moyens de paiement pour les transactions en (DEVISE)

Ex : répartition des moyens de paiement pour les transactions en (EUR)

Correspond au nombre de transactions par moyen de paiement pour une devise choisie. Le nombre de transactions est indiqué sous le nom du moyen de paiement Compteur du moyen de paiement de la transaction incrémenté de 1 à chaque message COLLECT reçu. - Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).
Répartition des statuts pour les transactions en (DEVISE)

Ex : répartition des statuts pour les transactions en (EUR)

Correspond au nombre de transactions par statut final pour une devise choisie. Les seuls statuts affichés sont : refusée, envoyée en banque, expirée, annulée. Le nombre de transactions est indiqué sous le statut. À chaque message reçu, le compteur du statut que la transaction possède est incrémenté de 1, si ce statut fait partie des statuts suivants :

- annulée -> CA (cancelled) ;

- envoyée en banque -> CP (captured) et CR (credited) ;

- expirée -> EX (expired) ;

- refusée -> NO (refused).

- Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).
Taux de transactions acceptées (DEVISE)

Ex : taux de transactions acceptées (EUR)

Indique le taux de transactions autorisées par l’acquéreur pour une devise choisie. À chaque message COLLECT reçu, le nombre de transactions acceptées est incrémenté de 1 si le statut de la transaction est différent de REFUSED ou NO pour la devise choisie.

Le taux est calculé comme suit :

Taux = nombre de transactions acceptées / nombre total de transactions.

Le nombre total de transactions est égal au nombre de transactions acceptées additionné au nombre de transactions refusées.

- Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).
Nombre d’impayés (DEVISE)

Ex : nombre d’impayés (EUR)

Correspond au nombre d’impayés reçus dans la journée pour une devise choisie. Le nombre d’impayés pour la devise choisie est incrémenté de 1 à chaque message Chargeback. - Comparer ce nombre d’impayés à celui de la veille à la même heure.

- Comparer ce nombre d’impayés à celui de la semaine précédente le même jour à la même heure.

- Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).

Montant des impayés Correspond à la somme des montants des impayés du jour pour une devise choisie. Le montant de l’impayé pour la devise choisie est additionné à chaque message Chargeback. - Comparer ce montant des impayés à celui de la veille à la même heure.

- Comparer ce montant des impayés à celui de la semaine précédente le même jour à la même heure.

- Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).

Montant des impayés par heure (DEVISE)

Ex : montant des impayés par heure (EUR)

Représente l’évolution des montants des impayés par tranche d’heure (heure de création de l'impayé) au cours de la journée en cours. Cette courbe est comparée à celle de la veille et de la semaine précédente. - - Filtrer par devise (selon celles acceptées par le commerçant).
Analyse de la fraude Les lieux où les règles de fraude ont été appliquées sont indiqués sur la carte. Le style d’information fournie dépend de votre configuration. Vous pouvez choisir deux offres différentes de gestion de fraude : Go-No-Go ou Scoring .

Le pays pour lequel est indiquée l’information de fraude correspond au pays de la carte ou de l’IP.

Offre Go-No-Go : pour chaque pays est indiqué le nombre de résultats GO ou NOGO.

Offre Scoring  : pour chaque pays est indiqué le nombre de scoreColor par couleur.

- -
Note: les chiffres indiqués dans chaque widget sont calculés sur la journée en cours (soit de 0h à l’heure de connexion) et pour la devise choisie.

L'icône située en bas à droite de chaque widget vous permet d'obtenir la description du widget lorsque vous passez le curseur sur cette icône.

Ces widgets sont modifiables : vous pouvez ajouter ou supprimer des widgets et modifier leur emplacement ainsi que leur taille. Pour faire cela, cliquez sur le bouton ‘Editer’ afin de faire apparaître trois nouveaux boutons ‘Annuler’, ‘Ajouter’ et ‘Sauvegarder’ .

L'affichage des widgets passe alors en mode édition :

Ajouter un widget

Cliquez sur le bouton ‘Ajouter’ pour afficher dans une fenêtre popup la liste des widgets non utilisés :

Ensuite, cliquez sur les lignes des widgets qui vous intéressent : ceux-ci vont être directement ajoutés à votre page d’accueil.

Enfin, fermez la fenêtre popup en cliquant sur la croix.

Activer les options d'un widget

Cliquez sur l'icône d'un widget afin d’afficher une fenêtre popup d’options pour ce widget. En fonction du widget, les options proposées pourront être les suivantes :

  • cochez ‘Hier’ si vous souhaitez comparer les données à celles de la veille à la même heure ;
  • cochez ‘Semaine dernière’ si vous souhaitez comparer les données à celle de la semaine précédente, le même jour à la même heure ;
  • sélectionnez la devise voulue.

Cliquez ensuite sur 'Valider' pour confirmer la modification des options, ou sur 'Annuler' .

Affichage des données d'un widget sans options activées, en euros Affichage des données d'un widget avec options activées, en euros

Déplacer un widget ou modifier sa taille

Lorsque vous êtes en mode édition, vous pouvez agir directement dans l’interface sur la position ou la taille d’un widget.

Pour déplacer un widget dans l'interface :

Positionnez votre curseur sur le widget pour que son aspect change et ressemble à l’exemple ci-dessous.

Faites un clic gauche et, tout en restant appuyé, déplacez le widget dans l’interface.

Relâchez lorsque le widget est dans la position voulue.

Pour redimensionner un widget :

Positionnez votre curseur à droite, en bas ou dans l’angle inférieur droit du widget.

Faites un clic gauche et, tout en restant appuyé, déplacez votre curseur horizontalement, verticalement ou en biais.

Relâchez lorsque le widget est aux bonnes dimensions.

Supprimer un widget

Pour supprimer un widget, cliquez simplement sur la corbeille  .

Attention: le widget est supprimé directement (pas de demande de confirmation). Un widget supprimé peut de nouveau être affiché en suivant les explications du paragraphe " Ajouter un widget ".

Lorsque vous avez effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur le bouton ‘Sauvegarder’ pour enregistrer votre page d’accueil modifiée.

Exemple de page d'accueil modifiée, incluant désormais l'ensemble des widgets disponibles :